Voor Nilsson communicatiekunstenaars heb ik op het blog het artikel ‘Nieuwe regels e-mailmarketing‘ geschreven. Hieronder heb ik het artikel overgenomen om ook jullie dit artikel te laten zien.
Iedereen zal het met me eens zijn als ik zeg dat je goed nadenkt over de inhoud van je e-mailnieuwsbrief, voordat je deze verzendt. Je wilt immers dat de boodschap goed overkomt op de ontvanger. Daarnaast hoop ik dat iedereen het met me eens is dat je goed nadenkt over waar je e-mailadressen vandaan komen. Over dat laatste ontvangen we regelmatig vragen. En met de nieuwe regels die 1 januari 2012 ingegaan zijn is het goed dit nog eens nader te bekijken.
In Nederland is vanaf 1 januari 2012 ‘Code E-mail‘ van toepassing. Deze code vervangt eerdere regels omtrent e-mailmarketing en wordt gecontroleerd door Opta en Reclame Code Commissie. Het niet naleven van de regels kan een boete opleveren, maar nog veel belangrijker, het kan ook je imago schaden. Hieronder een toelichting op de belangrijkste aspecten.
Verkrijgen van e-mailadressen
Als niemand je e-mailnieuwsbrief onder ogen krijgt heeft het geen zin om er een te versturen. Juist aan het verkrijgen van e-mailadressen zijn strenge regels verbonden. Ontvangers (nu zowel particulier als zakelijk) moeten expliciet toestemming gegeven hebben dat ze e-mailnieuwsbrieven willen ontvangen. Een vermelding in de algemene voorwaarden, of een vinkje dat al aangevinkt staat is niet expliciet en dus niet goedgekeurd. Ook bij het offline verkrijgen van een e-mailadres moet expliciet toestemming gegeven worden dat dit gebruikt mag worden voor e-mailnieuwsbrieven.
Daarnaast moet de ontvanger voor inschrijving kunnen zien hoe vaak hij of zij mail kan verwachten, wat voor e-mailnieuwsbrief ze kunnen verwachten en voor wie je de e-mailadressen verzamelt. Weet je de frequentie nog niet? Geef dan een maximaal aantal berichten op.
Gemakkelijk afmelden
Naast het aanmelden zijn er ook belangrijke regels omtrent het afmelden. Een ontvanger van een e-mailnieuwsbrief moet zich op elektronische wijze eenvoudig en direct af kunnen melden. Als het technisch niet mogelijk is om de afmelding direct te verwerken dan dient de verwerkingstijd vermeld te worden. Ook moet het duidelijk zijn waarvoor de ontvanger zich afmeldt, maar dit is alleen van belang als je meerdere soorten nieuwsbrieven verzendt.
Afzender van de e-mailnieuwsbrief
Voor een ontvanger moet duidelijk zijn van welke organisatie de nieuwsbrief afkomstig is. Dit moet natuurlijk het bedrijf zijn waaraan de ontvanger toestemming heeft gegeven. Een bedrijf dat met meerdere labels en/of dochterondernemingen werkt moet er dus goed op letten dat het duidelijk is van welke onderneming de ontvanger e-mailnieuwsbrieven krijgt.
De afzender van een e-mailnieuwsbrief bestaat uit twee onderdelen: het e-mailadres en de naam. In de naam moet je organisatie vermeld staan. Het e-mailadres moet een werkend e-mailadres zijn. Tot nu toe werd vaak een ‘noreply’ of ‘geenantwoord’ als e-mailadres gebruikt. Vanaf 1 januari 2012 is dit verboden.
In het geval van een tell-a-friend functie, die gebruikt wordt vanuit een natuurlijk persoon, moet de naam van deze persoon als afzender gebruikt te worden.
In de e-mail zelf dient de afzender ook duidelijk vermeld te staan, met daarbij de adres- en contactgegevens of een direct link naar deze gegevens.
Inhoud van de e-mailnieuwsbrief
Voor de inhoud van de e-mailnieuwsbrief zijn ook nieuwe regels toegevoegd. Als er bijlagen toegevoegd worden aan de e-mailnieuwsbrief mag alles samen niet groter dan 150 kb zijn. Wil je graag bestanden zoals een leaflet of whitepaper onder de aandacht brengen? Link dan naar de locatie waar de ontvanger deze kan downloaden. Als je direct naar het bestand linkt dan moet je in de link het bestandstype en de grootte opnemen.
Wanneer gelden deze regels?
Bovenstaande regels gelden niet voor alle e-mailberichten. Deze regels gelden voor nieuwsbrieven of e-mailings waarin producten, diensten of denkbeelden aangeprezen worden. Automatische mailtjes ter bevestiging van een formulier, bestelling of wijziging van een bestelstatus mogen gewoon verzonden worden, mits deze geen reclame bevatten voor andere producten.
Mijn e-mailnieuwsbrief voldoet niet meer, wat nu?
Het kan zijn dat door de nieuwe wetten je e-mailnieuwsbrief niet meer aan de regels voldoet. Geen nood, dit is altijd aan te passen. Ons e-mailnieuwsbriefsysteem is zo ingericht dat alle e-mailnieuwsbrieven aan deze regels kunnen voldoen. Gebruik je een ander systeem en denk je niet aan de regels te voldoen? Neem dan contact op met Nilsson voor vrijblijvend e-mailmarketing advies op maat.